Аутсорсинг воинского учета в транспортной компании: что важно учесть

Воинский учет на предприятии — это отдельное направление кадровой работы, которое требует регулярного обновления данных и соблюдения установленных сроков. Для транспортных организаций задача нередко осложняется численностью персонала, сменным режимом работы и территориально распределенными подразделениями. Поэтому компании рассматривают разные варианты организации этой работы. Один из них — аутсорсинг воинского учета, при котором часть или весь комплекс учетных мероприятий передается специализированной организации.

Почему транспортному бизнесу сложнее вести воинский учет

У транспортной компании структура персонала обычно отличается от офиса с несколькими десятками сотрудников. В штате могут одновременно работать водители, механики, диспетчеры, специалисты ремонтных служб, административный персонал. При этом сотрудники находятся в отпусках, на маршрутах, работают посменно, переводятся между подразделениями или увольняются. Каждое кадровое изменение способно потребовать актуализации военно-учетных сведений. Действующее Положение о воинском учете предусматривает, в частности, проверку документов при приеме на работу, ведение и хранение учетных документов, передачу определенных сведений в военные комиссариаты и регулярную сверку данных. Подробнее про воинский учет на предприятии транспортного сектора мы поговорим дальше.

Что входит в работу

Воинский учет — это не просто наличие копий военных билетов в кадровой папке. Организации должны поддерживать сведения в актуальном состоянии и выполнять установленные процедуры взаимодействия с военными комиссариатами.

В числе типовых задач:

• проверка военно-учетных документов при приеме сотрудников;
• оформление и актуализация учетных документов;
• передача предусмотренных сведений о приеме и увольнении;
• внесение изменений в сведения о работнике;
• подготовка данных по запросам военных комиссариатов;
• проведение необходимых сверок.

Например, при приеме или увольнении гражданина сведения направляются в соответствующие органы в установленный срок, а изменения ряда учетных данных также должны передаваться в течение пяти дней. Для транспортной компании с большим количеством кадровых операций это означает необходимость постоянно отслеживать изменения, а не заниматься воинским учетом эпизодически.

Что дает передача учета на аутсорсинг

Главное преимущество привлечения внешнего специалиста — распределение нагрузки. Кадровая служба продолжает заниматься приемом, увольнением и другими HR-задачами, а специализированный исполнитель берет на себя отдельный участок работы в согласованном объеме. Особенно это актуально для компаний, где количество военнообязанных заметно меняется в течение года. Не приходится создавать отдельную полноценную функцию только ради операций, которые могут иметь неравномерную нагрузку. При этом аутсорсинг не означает автоматического снятия ответственности с работодателя. Организация по-прежнему должна обеспечить ведение воинского учета, определить ответственных лиц и организовать необходимые процессы.

На что обратить внимание при выборе подрядчика

Перед заключением договора важно определить не только стоимость услуг, но и конкретный перечень работ. Формулировка «ведение воинского учета» может включать совершенно разный объем задач. Стоит заранее уточнить:

• кто проверяет документы новых сотрудников;
• кто отслеживает кадровые изменения;
• кто готовит и направляет сведения;
• как проводится сверка данных;
• кто отвечает за подготовку документов к проверкам;
• как защищается и передается персональная информация.

Для транспортного предприятия отдельно стоит обсудить работу с территориально распределенными подразделениями. Если водители и технический персонал оформлены в разных подразделениях, процесс сбора и актуализации данных должен быть единым.

Электронные данные требуют особого внимания

Воинский учет постепенно становится более связанным с государственными информационными системами. Закон предусматривает ведение Реестра воинского учета, а информационное обеспечение системы осуществляется с использованием государственных информационных систем и иных ресурсов. Это повышает требования к качеству исходных данных. Ошибка в фамилии, дате рождения, сведениях о месте работы или другом значимом параметре может потребовать дополнительного уточнения. Поэтому при передаче учета стороннему исполнителю важно заранее определить порядок доступа к данным, их хранения, передачи и актуализации.

Передача воинского учета внешнему специалисту имеет практический смысл, когда кадровая служба перегружена или компании сложно постоянно поддерживать компетенции по этому направлению. Особенно заметен эффект в организациях с большим штатом и высокой текучестью персонала. Транспортный сектор как раз относится к тем сферам, где процессы приема, перевода и увольнения сотрудников могут идти постоянно. В такой ситуации регулярное сопровождение позволяет встроить воинский учет в общий кадровый процесс, а не вспоминать о нем только перед проверкой.